Privacyverklaring

Wie verwerkt uw gegevens?

Inplaatsbeschrijvingen is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij verwerkt bij het opmaken van plaatsbeschrijvingen. Vragen over deze verklaring of over uw gegevens: info@inplaatsbeschrijvingen.be.

Welke gegevens verwerken wij?

Van huurders en verhuurders: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, hoedanigheid (huurder/verhuurder/gemandateerde), handtekening (elektronisch), en het adres van het betrokken pand.

Over het pand: foto's van de ruimtes en van vastgestelde gebreken, beschrijvingen, meterstanden en meternummers, sleutelgegevens. Foto's van het interieur kunnen onbedoeld persoonlijke voorwerpen tonen. Wij fotograferen nooit doelbewust personen, documenten of persoonlijke bezittingen, en verwijderen op verzoek elke foto die daar toch iets van toont, tenzij ze noodzakelijk is voor een vaststelling.

Van opdrachtgevers (ook immokantoren): contact- en facturatiegegevens, correspondentie.

Van websitebezoekers: de gegevens die u zelf invult in het aanvraag- of kennismakingsformulier. Onze bezoekersstatistiek gebruikt geen cookies en verzamelt geen persoonsgegevens.

Waarom en op welke grondslag?

• De plaatsbeschrijving opmaken en bezorgen — uitvoering van de overeenkomst
• Het verslag laten ondertekenen — uitvoering van de overeenkomst
• Facturatie en boekhouding — wettelijke verplichting
• Registratie via MyRent (indien afgesproken) — uitvoering van de overeenkomst / wettelijke verplichting van de verhuurder
• Bewijsvoering bij een latere betwisting — gerechtvaardigd belang
• Betalingsherinneringen en invordering — gerechtvaardigd belang / wettelijke verplichting

Met wie delen wij gegevens?

• Met de andere partij bij de plaatsbeschrijving. Dit is inherent aan een tegensprekelijk verslag: huurder en verhuurder ontvangen beiden hetzelfde document.
• Met de opdrachtgever (bijvoorbeeld het immokantoor of de syndicus die de opdracht gaf).
• Met de FOD Financiën, wanneer wij in uw opdracht de registratie verzorgen.
• Met onze dienstverleners, die enkel in onze opdracht handelen: onze hostingpartner (servers binnen de EU), onze e-mailverzender, onze boekhouder. Met hen zijn verwerkersafspraken gemaakt.
• Met een advocaat, gerechtsdeurwaarder of rechtbank, uitsluitend bij een geschil.

Wij verkopen uw gegevens nooit en gebruiken ze niet voor reclame door derden.

Hoe lang bewaren wij ze?

Het verslag en de foto's: 10 jaar na het opmaken. Dat is bewust lang — en het is in uw voordeel. Een huurovereenkomst loopt vaak negen jaar, en de intredende plaatsbeschrijving is precies dan het bewijsstuk dat u nodig hebt. De contractuele verjaringstermijn bedraagt bovendien tien jaar.

Facturen en boekhouding: 7 jaar (wettelijke bewaartermijn).

Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: 1 jaar.

Uw rechten

U hebt het recht om:

• inzage te vragen in uw gegevens;
• verbetering te vragen van onjuiste gegevens;
• verwijdering te vragen;
• de verwerking te laten beperken;
• uw gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang.

Eén eerlijke kanttekening bij het recht op verwijdering: zolang de bewaartermijn loopt, kunnen wij een ondertekend verslag doorgaans niet verwijderen. Het is een bewijsstuk dat ook de andere partij aanbelangt, en het bewaren ervan berust op een wettelijke grondslag en op een gerechtvaardigd belang. Wij leggen u in dat geval uit waarom, en verwijderen wél alles wat niet noodzakelijk is.

Een verzoek indienen: info@inplaatsbeschrijvingen.be. Wij antwoorden binnen één maand.

Bent u niet tevreden, dan kunt u klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be — gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Beveiliging

Uw gegevens staan op beveiligde servers binnen de Europese Unie. De toegang is afgeschermd met persoonlijke accounts en toegangsregels: elk dossier is enkel zichtbaar voor wie ermee moet werken. Foto's en verslagen worden versleuteld opgeslagen en over een beveiligde verbinding verstuurd.

Wijzigingen

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De geldende versie staat steeds op deze pagina, met vermelding van de versiedatum.